3 เหตุผลที่ต้องใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ใน Hybrid Working
ปี 2022 นี้ สถานการณ์โรคระบาดนั้นถึงแม้จะยังไม่มีท่าทีว่าจะดีขึ้น แต่หลาย ๆ ประเทศก็เริ่มมีการปรับตัวให้สามารถใช้ชีวิตอยู่ร่วมกับสถานการณ์นี้ได้อย่างไม่อันตรายเกินไป แน่นอนว่าที่ประเทศไทยเองก็เช่นกัน ที่หลาย ๆ บริษัทเริ่มมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจาก Work from home มาเป็น Hybrid Working เพื่อเพิ่มความสะดวกในการทำงานและเพื่อตอบรับการทำงานในยุคดิจิทัล ซึ่งหนึ่งสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานรูปแบบนี้ก็คือโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ที่วันนี้เราจะพามาดูกันว่าเพราะอะไรโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์จึงเป็นโปรแกรมที่สำคัญในการทำงานแบบ Hybrid Working
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ คืออะไร
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์คือโปรแกรมหนึ่งที่จะมาช่วยให้การจัดเก็บเอกสารและการใช้งานเอกสารร่วมกันในบริษัทเป็นเรื่องที่สะดวก รวดเร็ว และง่ายยิ่งขึ้น จากปกติที่ต้องมีการสั่งพิมพ์เอกสารกองโตออกมาเป็นจำนวนมาก ทำให้ยากต่อการจัดเก็บและเป็นเรื่องเสียเวลาทุกครั้งที่จะต้องค้นหาเอกสารที่ต้องการ แต่โปรแกรมนี้จะช่วยให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายด้วยการอัปโหลดเอกสารทั้งหมดขึ้นไปเก็บไว้บนออนไลน์ ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ไหนก็สามารถค้นหาได้สะดวก ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา หลายฝ่ายสามารถดึงเอกสารมาใช้ร่วมกันได้ง่าย ทั้งประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดในการทำงาน เหมาะกับการทำงานในยุคปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง
เหตุผลที่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์เป็นโปรแกรมที่ต้องใช้ใน Hybrid Working
1.ลดปัญหาเอกสารสูญหาย
ในการทำงานแบบ Hybrid Working นั้นจะต้องมีการเข้าออฟฟิศสลับกับการทำงานที่บ้าน ดังนั้นหากมัวแต่ขนย้ายเอกสารไป ๆ มา ๆ ระหว่างบ้านและออฟฟิศ อาจทำให้เอกสารสูญหายและเสียหายได้ ดังนั้นการใช้โปรแกรมนี้เข้ามาช่วยจึงเป็นการลดปัญหาเอกสารสูญหายที่อาจทำให้เสียทั้งเวลาและส่งผลต่อการทำงานได้เป็นอย่างดี
2.ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้สะดวกยิ่งขึ้น
ในบางวันที่แต่ละแผนกเข้าออฟฟิศไม่พร้อมกัน การที่จะมานั่งตามงานเอกสารแต่ละทีดูจะเป็นเรื่องที่วุ่นวาย ซึ่งโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์จะช่วยให้การทำงานร่วมกันจากทุกที่ ทุกเวลา เป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้น ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้พร้อมกัน และตรวจสอบการทำงานได้อย่างสะดวก
- ช่วยให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
หากต้องเสียเวลานั่งทำเอกสารและต้องสั่งพิมพ์ออกมา ไม่ว่าใครก็ไม่อยากจะทำ แต่หากงานเอกสารสามารถจัดการได้ง่าย ๆ บนออนไลน์ จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความเครียด และลดปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน เชื่อว่าจะส่งผลดีทั้งต่อตัวพนักงานและองค์กรอย่างแน่อน
